Lo que ves, rara vez es todo lo que hay

En el blog del mes pasado, le presentamos un proceso sistemático de 12 pasos para ayudarlo a tomar decisiones basadas en datos. Este proceso es único porque no se trata sólo de entender la analítica. También se trata de entender la psicología y la antropología empresarial.

Pensé que sería útil dar un ejemplo del proceso de los 12 pasos en acción que no es específico de las empresas. Este es un ejemplo de la vida real que está cerca de mi corazón, para demostrar que este proceso impacta todo tipo de decisiones, incluyendo las personales.

Hace muchos años, cuando mi hijo recién empezaba la escuela primaria, empezó a tener muchos "comportamientos" mientras estaba en la escuela. El personal de la escuela, así como mi esposa y yo, estábamos preocupados por la escalada de los comportamientos. Después de una reunión inicial para discutir la situación, se tomó la decisión de darle a mi hijo un ayudante personal para ayudarlo a mantenerse en la tarea y brindarle apoyo cuando lo necesitara. Pasaron unos meses y no vimos que las conductas disminuyeran. De hecho, los comportamientos continuaron aumentando.

Paso 1 - Convierta las preguntas de negocio en preguntas analíticas.

La toma de decisiones siempre debe comenzar con el objetivo en mente. Ir a una reunión y hacer una pregunta como "¿Cómo le va a mi hijo?" Las preguntas analíticas deben ser claras, específicas, de alcance, cuantificables y orientadas a los datos. En este ejemplo, la meta era tratar de disminuir los comportamientos de mi hijo. Habíamos convertido esa meta en múltiples preguntas analíticas tales como "¿Están disminuyendo los comportamientos desde la introducción de un ayudante 1-1?"

Paso 2 - Encuentre y obtenga todos los datos relevantes.

En la reunión del equipo pedimos ver los datos recopilados. La escuela había proporcionado registros donde se había realizado la recolección de datos sobre las conductas.

Paso 3 - Asegúrese de que los datos de origen sean de confianza.

Luego le preguntamos a la escuela cómo se recolectaban los datos. Mencionaron que el maestro reportaría el número de comportamientos al final de cada día. En este momento no estábamos completamente seguros de poder confiar en los datos. Es posible que el maestro no tenga en cuenta las conductas o que se haya olvidado de documentarlas. Incluso si el maestro recolectó la información con precisión, ¿algo de eso fue realmente útil? ¿Eso, en sí mismo, nos ayudó a entender cómo resolver los comportamientos en aumento?

Paso 4 - Crear un marco de medición para describir sus datos con KPIs.

Le pedimos a la escuela que continuara capturando los datos, pero queríamos volver a visitar la fase de adquisición y les pedimos que recopilaran datos adicionales. Específicamente, la hora del día en que ocurrió la conducta, lo que mi hijo estaba haciendo antes, cuál era la conducta específica (usando una categorización de 4 tipos de conductas), y cuál fue su consecuencia como resultado de su conducta.

Paso 5 - Utilizar el análisis exploratorio para encontrar patrones y tendencias y relaciones que puedan existir y que no sean obvias para comenzar a investigar la causa raíz.

Recuerde que la analítica descriptiva, como un cuadro de mando/marco de medición, no responde a preguntas como por qué. Ahora sabemos que los comportamientos están aumentando. ¿Pero sabemos por qué? ¿Podemos tomar una decisión sobre cómo corregir el curso si no sabemos por qué? Introducir análisis exploratorios (también llamados análisis de diagnóstico) para ayudarnos a intentar crear una hipótesis sobre lo que puede estar sucediendo.

A través de análisis exploratorios, junto con los datos adicionales que pedimos que se recolectaran, pudimos ver los datos a través de múltiples dimensiones para ver que la abrumadora mayoría de los incidentes ocurrieron en momentos del día en los que el entorno no estaba estructurado y él no tenía un ayudante individual (como durante el almuerzo y el recreo).

Paso 6 - Revisar y orientarse sobre la información y los datos hasta ahora, y aplicar sus experiencias personales en ellos.

En la siguiente reunión de la escuela, esto fue discutido. Debido a que los comportamientos están ocurriendo durante los tiempos no estructurados sin un ayudante, la decisión lógica sería pedirle al ayudante que se quede con mi hijo durante esos momentos. Esto es lo que recomendó la escuela. Sin embargo, aquí es donde usted necesita desafiar los datos, aplicar su perspectiva y experiencia, y obtener información de otras personas que puedan tener diferentes perspectivas.

Paso 7 - Desafiar los datos y buscar información y datos para refutarlos.

Mi esposa y yo desafiamos los datos y aplicamos nuestra experiencia. Volvimos a los datos y a los análisis exploratorios y pudimos determinar que para casi todos los comportamientos, la consecuencia era que nuestro hijo fuera enviado a la oficina del director o regresara a la clase con un maestro. Mi esposa y yo aplicamos nuestra perspectiva y sabíamos que nuestro hijo anhelaba la atención de los adultos para estimularlo y que preferiría estar con adultos que con niños. Las personas sin esta experiencia simplemente aplicarían su propio modelo mental de que el castigo de ser enviado a la oficina del director sería visto como algo negativo.

Paso 8 - Revise con un equipo de personas con diversidad cognitiva (o si está solo, sea consciente de sus prejuicios y haga de abogado del diablo y reformule).

Como resultado, se nos ocurrió una nueva hipótesis. Nuestro hijo estaba teniendo los comportamientos porque quería la atención de un adulto. Según los datos, las consecuencias fueron tales que él estaba recibiendo la atención de un adulto cuando se portaba mal. Lo que estaba sucediendo en realidad estaba permitiendo el comportamiento.

Paso 9 - Si corresponde, aproveche los análisis predictivos para ejecutar simulaciones o similares para probar posibles decisiones/soluciones.

No era aplicable ejecutar simulaciones sobre esto, pero queríamos volver a la fase de Adquisición y obtener más datos. En este caso decidimos hablar con la directora y obtener su opinión sobre el tiempo que nuestro hijo está en su oficina. Destacó que él siempre estaba contento y comprometido y que siempre hacía muchas preguntas. Esto fue suficiente evidencia para ayudarnos a sentirnos confiados para seguir adelante con nuestra nueva decisión. La decisión fue que cuando estos comportamientos ocurrieran, nuestro hijo no debía pasar tiempo con un adulto. Iba a ser enviado a su escritorio por sí mismo.

Paso 10 - Anuncie su decisión al nivel correcto a TODAS las partes interesadas (directas, indirectas, ascendentes y descendentes) aprovechando la Regla de la 3 y el Principio de la Pirámide en su narración de historias.

Nos aseguramos de que en la escuela todos y cada uno de los adultos, desde el conductor del autobús, los trabajadores de la cafetería, cualquier maestro, cualquier miembro del personal en general, estuvieran al tanto de esta decisión y les dimos instrucciones en forma de un árbol de decisiones sobre qué hacer cuando surgieran ciertos comportamientos en el futuro.

Paso 11 - Establecer un mecanismo de revisión para monitorear los impactos de la decisión después de que se toma y se actúa sobre ella.

Cuando vimos la siguiente ronda de datos un mes después, vimos que los comportamientos durante ese período de tiempo de hecho tienden a disminuir. Hubo un pico al principio, pero poco a poco fue bajando.

on el cambio sabemos que las cosas pueden empeorar antes de mejorar. Es por eso que es importante analizar y entender completamente los datos para asegurar que no sólo se investigan las causas de fondo, sino también para ver si los datos realmente muestran un nuevo patrón o sólo algunas ondas sintomáticas del cambio que se está produciendo.

Paso 12 - Aprovechar ese mecanismo de revisión y fallar/corregir/aprender rápidamente, incluyendo mejoras en los datos, los marcos de medición, la rendición de cuentas, las decisiones y cualquier otra cosa relevante.

Este paso fue realmente aprovechado varias veces a través de este ejemplo, ya que reevaluaríamos y luego actualizaríamos nuestras decisiones basándonos en los conocimientos que habíamos aprendido. Esto incluyó retroceder y actualizar el marco de medición para incluir más fuentes de datos, como la hora del día, lo que estaba sucediendo antes de la conducta y cuál era la consecuencia después. Esta información nos da muchas más habilidades para obtener información en el futuro.

Sé que este es un ejemplo personal, pero este marco y el proceso iterativo fue fundamental para que pudiéramos determinar cuál era la mejor decisión. No fue y no es una respuesta perfecta desde el principio. Puede tomar ciclos de pasar por esto y aprender más cada vez.

Este mismo concepto se puede aplicar a todos los niveles de decisión en la empresa. La respuesta está en algún lugar de los datos, pero requiere un marco sistémico y sistemático como éste, un enfoque en los objetivos que son realmente importantes, y la combinación de datos más las diversas perspectivas de un grupo diverso para sacarlos. Se trata de una toma de decisiones basada en datos en acción.